Czy przy wynajmie lokalu w Lublinie potrzebne jest świadectwo energetyczne?

Wynajem mieszkania wiąże się nie tylko z przygotowaniem umowy i przekazaniem lokalu najemcy. Jednym z obowiązków wynikających z ustawy o charakterystyce energetycznej budynków jest zapewnienie świadectwa charakterystyki energetycznej dla budynku lub części budynku przeznaczonej do wynajęcia.

W przypadku umowy najmu właściciel przekazuje najemcy kopię świadectwa sporządzonego w postaci papierowej albo wydruk świadectwa sporządzonego w postaci elektronicznej. Obowiązek jest związany z zawarciem umowy najmu i obowiązuje w Lublinie na takich samych zasadach jak w pozostałych częściach Polski.

Warto zainteresować się dokumentem już na etapie przygotowywania oferty. Jeżeli świadectwo zostało sporządzone, określone w nim parametry energetyczne trzeba bowiem uwzględnić również w ogłoszeniu lub reklamie nieruchomości.

Czy świadectwo energetyczne jest obowiązkowe przy wynajmie mieszkania?

Co do zasady tak. Właściciel lub zarządca budynku albo jego części ma zapewnić sporządzenie świadectwa charakterystyki energetycznej, jeżeli nieruchomość ma zostać wynajęta. Obowiązek nie zależy od tego, czy mieszkanie znajduje się w Lublinie, Warszawie czy innym mieście – wynika z przepisów ogólnokrajowych.

Istotne jest przy tym rozróżnienie dwóch kwestii. Właściciel zapewnia sporządzenie świadectwa, natomiast przy zawieraniu umowy najmu przekazuje najemcy odpowiedni dokument: kopię świadectwa papierowego albo wydruk świadectwa elektronicznego.

Tabela nr 1. Świadectwo energetyczne na kolejnych etapach wynajmu mieszkania

Co dokładnie należy przekazać najemcy?

Forma przekazywanego dokumentu zależy od tego, w jakiej postaci sporządzono świadectwo. Jeżeli zostało przygotowane w postaci papierowej, najemcy przekazuje się kopię świadectwa. Jeżeli dokument sporządzono elektronicznie, najemca otrzymuje jego wydruk.

Jest to istotna różnica względem sprzedaży nieruchomości. Przy sprzedaży nabywcy przekazuje się świadectwo, natomiast przy najmie ustawodawca posługuje się odpowiednio pojęciem kopii lub wydruku.

Dokument powinien być prawidłowo sporządzony przez osobę posiadającą wymagane uprawnienia. Świadectwo otrzymuje również numer nadany w Centralnym Rejestrze Charakterystyki Energetycznej Budynków.

Świadectwo energetyczne krok po kroku przy wynajmie mieszkania

Kiedy przekazać świadectwo energetyczne najemcy?

Kopię albo wydruk świadectwa przekazuje się najemcy przy zawarciu umowy najmu. Dlatego najlepiej przygotować dokument wcześniej, zamiast rozpoczynać jego kompletowanie dopiero po podpisaniu umowy.

Nie należy też automatycznie rozszerzać tego obowiązku na każdą późniejszą czynność dotyczącą istniejącego najmu. Ustawa wiąże obowiązek przekazania dokumentu z zawarciem umowy najmu. Samo podpisanie dowolnego aneksu nie jest w przepisach określone jako odrębna sytuacja, która zawsze powoduje konieczność ponownego przekazywania świadectwa.

Jeżeli jednak dochodzi do zawarcia kolejnej umowy najmu, właściciel powinien ponownie ocenić, czy posiadany dokument jest nadal ważny.

Czy świadectwo jest potrzebne przy wynajmie krótkoterminowym?

Sam krótki czas trwania umowy nie stanowi automatycznie podstawy do pominięcia świadectwa. Przepisy dotyczące przekazywania dokumentu nie wprowadzają generalnego rozróżnienia na najem krótko- i długoterminowy.

Trzeba jednak uwzględnić ustawowe wyłączenia. Jedno z nich dotyczy budynku mieszkalnego przeznaczonego do użytkowania nie dłużej niż przez 4 miesiące w roku. Jest to konkretna przesłanka ustawowa i nie należy utożsamiać jej automatycznie z każdą ofertą określaną marketingowo jako „najem krótkoterminowy”.

W praktyce trzeba więc analizować konkretną nieruchomość i sposób jej użytkowania, zamiast przyjmować prostą zasadę, że krótkoterminowy wynajem zawsze zwalnia właściciela z obowiązku.

Jakie dane ze świadectwa podać w ogłoszeniu o wynajmie?

Jeżeli dla mieszkania zostało już sporządzone świadectwo charakterystyki energetycznej, w ogłoszeniu lub reklamie należy podać określone w ustawie wskaźniki.

Są to: roczne zapotrzebowanie na energię użytkową (EU), energię końcową (EK) i nieodnawialną energię pierwotną (EP), udział odnawialnych źródeł energii w rocznym zapotrzebowaniu na energię końcową oraz jednostkowa wielkość emisji CO₂.

Wartości należy przepisać ze świadectwa. Nie powinno się ich samodzielnie obliczać na podstawie miesięcznych rachunków za gaz, prąd czy ogrzewanie.

Rzeczywiste koszty ponoszone przez mieszkańców zależą również od sposobu korzystania z lokalu. Świadectwo opisuje charakterystykę energetyczną nieruchomości, a nie indywidualne nawyki poprzedniego najemcy.

Czy brak świadectwa powoduje nieważność umowy najmu?

Nie należy utożsamiać braku świadectwa z automatyczną nieważnością zawartej umowy. Ustawa nakłada określony obowiązek związany z dokumentem i przewiduje odpowiedzialność za jego niewykonanie, ale nie ustanawia zasady, zgodnie z którą brak świadectwa sam w sobie powoduje nieważność najmu.

Nie oznacza to oczywiście, że właściciel może świadomie zignorować obowiązek. Nieprzekazanie najemcy kopii albo wydruku świadectwa w sytuacji objętej ustawą jest wykroczeniem zagrożonym karą grzywny.

Ustawa o charakterystyce energetycznej budynków nie określa przy tym jednej automatycznej kwoty grzywny dla każdego przypadku. Dlatego nie należy przedstawiać maksymalnej możliwej sankcji jako kary nakładanej automatycznie na każdego wynajmującego.

Moment przekazania świadectwa energetycznego przy wynajmie mieszkania

Jak długo świadectwo jest ważne przy wynajmie?

Podstawowy okres ważności świadectwa wynosi 10 lat od dnia jego sporządzenia. Zawarcie umowy najmu nie powoduje rozpoczęcia tego terminu od początku.

Oznacza to, że właściciel nie musi zamawiać nowego dokumentu dla każdego kolejnego najemcy tylko dlatego, że poprzednia umowa dobiegła końca. Jeżeli świadectwo pozostaje ważne, może być wykorzystane również przy kolejnym wynajmie.

Trzeba jednak pamiętać o drugim warunku. Dokument może utracić ważność przed upływem 10 lat, jeżeli w wyniku robót budowlano-instalacyjnych zmieni się charakterystyka energetyczna budynku lub jego części.

Czy po remoncie mieszkania trzeba przygotować nowe świadectwo?

Nie każdy remont powoduje utratę ważności dokumentu. Znaczenie mają przede wszystkim roboty wpływające na charakterystykę energetyczną nieruchomości.

Oficjalne materiały Ministerstwa Rozwoju i Technologii wskazują jako przykłady wymianę okien, zmianę źródła ciepła oraz docieplenie budynku. Jeżeli przeprowadzone prace zmieniły charakterystykę energetyczną, wcześniejsze świadectwo traci ważność.

Inaczej należy traktować zwykłe prace wykończeniowe, takie jak malowanie ścian czy wymiana mebli. Nie ma podstaw, aby każdy remont automatycznie utożsamiać z koniecznością sporządzenia nowego dokumentu.

Jeżeli po modernizacji mieszkanie ma być ponownie wynajęte, warto przed publikacją oferty sprawdzić, czy dotychczasowe świadectwo nadal odpowiada aktualnemu stanowi lokalu.

Czy można wykorzystać świadectwo otrzymane przy zakupie mieszkania?

Tak, jeżeli dokument nadal jest ważny. Nowy właściciel nie musi automatycznie zamawiać kolejnego świadectwa wyłącznie dlatego, że kupił mieszkanie i następnie zdecydował się je wynająć. Trzeba sprawdzić przede wszystkim datę sporządzenia dokumentu oraz to, czy po jego przygotowaniu nie wykonano prac zmieniających charakterystykę energetyczną lokalu lub budynku. Przykładowo właściciel może kupić mieszkanie wraz z ważnym świadectwem, a następnie przeprowadzić istotną modernizację systemu ogrzewania. W takim przypadku sam fakt, że od sporządzenia dokumentu nie upłynęło 10 lat, nie przesądza jeszcze o jego dalszej ważności.

Czy mieszkanie wynajmowane bezpośrednio i przez agencję podlega innym zasadom?

Skorzystanie z usług pośrednika nieruchomości nie znosi obowiązków wynikających z ustawy. To, czy właściciel sam publikuje ofertę, czy korzysta z pomocy agencji, nie zmienia zasad dotyczących przekazania świadectwa najemcy.

Znaczenie ma również treść ogłoszenia. Jeżeli świadectwo zostało sporządzone, wymagane parametry energetyczne powinny znaleźć się w reklamie lub ogłoszeniu dotyczącym wynajmu.

Właściciel powinien więc przekazać pośrednikowi właściwe wartości z dokumentu, aby mogły zostać prawidłowo umieszczone w ofercie.

Jak przygotować dane do wykonania świadectwa mieszkania?

Jeżeli właściciel nie ma jeszcze ważnego dokumentu, wykonawca będzie potrzebował informacji pozwalających określić charakterystykę energetyczną lokalu.

Przydatne są przede wszystkim powierzchnia mieszkania, informacje o budynku, sposób ogrzewania i przygotowania ciepłej wody, rodzaj wentylacji oraz dane dotyczące okien. Rzut lokalu i informacje o izolacji mogą dodatkowo usprawnić wykonanie obliczeń.

Nie oznacza to, że właściciel musi dysponować pełnym projektem budowlanym. Jeżeli części dokumentacji brakuje, najlepiej poinformować o tym wykonawcę i ustalić, które dane trzeba uzupełnić.

W przypadku lubelskiej usługi prowadzonej przez mgr. inż. Łukasza Walczaka proces może odbyć się zdalnie. Po skompletowaniu danych standardowy deklarowany czas realizacji wynosi zwykle 24–48 godzin, przy czym jest to czas realizacji konkretnej usługi, a nie ustawowy termin sporządzenia świadectwa.

Kto może sporządzić świadectwo energetyczne w Lublinie?

Świadectwo powinno zostać sporządzone przez osobę spełniającą wymagania ustawowe i wpisaną do wykazu osób uprawnionych prowadzonego w Centralnym Rejestrze Charakterystyki Energetycznej Budynków.

Właściciel może zweryfikować wykonawcę w publicznym rejestrze. Nie ma przy tym obowiązku korzystania wyłącznie z usług osoby mieszkającej w Lublinie – uprawnienia do sporządzania świadectw nie są ograniczone do konkretnego miasta.

Po sporządzeniu dokument otrzymuje numer w centralnym rejestrze. W przypadku świadectwa elektronicznego stosowany jest również wymagany prawem podpis elektroniczny osoby uprawnionej.

Kiedy najlepiej zamówić świadectwo przed rozpoczęciem wynajmu?

Najwygodniej sprawdzić tę kwestię jeszcze przed opublikowaniem ogłoszenia. Dzięki temu właściciel wie, czy posiadany dokument jest aktualny, a jeżeli świadectwo już istnieje, może od razu wykorzystać wymagane wskaźniki w ofercie. Jeżeli dokumentu nie ma, wcześniejsze zlecenie pozwala spokojnie zgromadzić informacje o nieruchomości i uniknąć sytuacji, w której najemca jest już wybrany, termin podpisania umowy ustalony, a świadectwo dopiero trzeba przygotować.

Przed zawarciem umowy należy ostatecznie upewnić się, że świadectwo dotyczy właściwego lokalu i pozostaje ważne. Przy zawarciu umowy najmu właściciel przekazuje najemcy kopię świadectwa papierowego albo wydruk dokumentu elektronicznego.

To najważniejszy moment całej procedury z punktu widzenia obowiązku związanego z wynajmem mieszkania w Lublinie.